Les chefs d’entreprises se passeraient bien souvent de la transparence imposée sur le patrimoine des sociétés… Mais le dépôt des comptes annuels est une obligation pour les sociétés commerciales. Passé le délai accordé par la législation et en cas de non-conformité, des sanctions sont encourues par le dirigeant et son entreprise. Votre avocat peut effectuer cette démarche pour vous. Vous vous assurez ainsi une maîtrise parfaite de cette opération, de la confidentialité de vos comptes et un appui juridique en cas de contrôle !
Attention à respecter SCRUPULEUSEMENT le délai des 6 MOIS pour déposer vos comptes annuels
Les dirigeants des sociétés commerciales sont tenus de déposer les comptes annuels au registre du commerce et des sociétés (RCS) dans le mois qui suit l’assemblée générale ordinaire annuelle (AGOA). Cette AGOA a pour ordre du jour principal l’approbation des comptes et l’affectation du résultat de l’exercice. Elle doit être tenue au plus tard 6 mois après la clôture de l’exercice comptable. Passé ce délai et sans demande de prorogation, vous encourez :
- des sanctions pénales : une amende de 1500 euros (3000 euros en cas de récidive) est applicable suite à la relance du greffe du tribunal de commerce (des alertes automatiques sont mises en place en fonction de la date de clôture de l’exercice social inscrite au KBIS de chaque société).
- des sanctions civiles : le président du tribunal peut astreindre le dirigeant à déposer les comptes annuels de sa société sous un délai d’un mois avec une pénalité financière applicable pour chaque jour de retard. Toute personne se sentant pénalisée par ce non-dépôt des comptes peut également alors entamer une action en justice contre le dirigeant et/ou la société pour obtenir des dommages et intérêts.
- La mise en place d’une enquête par le président du tribunal qui a alors tous pouvoirs pour s’adresser directement aux différents intervenants (commissaire aux comptes, membres du personnel de la société, administrations publiques…). Cette enquête peut aboutir à la liquidation judiciaire de la société si elle se trouve en cessation de paiements.
Depuis le 1er janvier 2023, cette formalité doit être réalisée via le guichet unique des formalités d’entreprises. Les nombreuses difficultés de démarrage, non résolues à ce jour, que connaît ce service sont à prendre en compte pour vos dépôts.
Prorogation du délai de 6 mois
Il est possible de faire proroger ce délai de 6 mois. Votre avocat dépose pour cela une requête auprès du président du tribunal de commerce. En cas de litiges entre associés ou de retard dans l’établissement du bilan comptable, ces 6 mois supplémentaires vous permettent de prendre les décisions qui s’imposent sereinement !
Les obligations diffèrent en fonction du type de société commerciale
Le dépôt des comptes annuels est obligatoire et doit être accompagné de documents différents en fonction du statut de la société (SAS/SASU, SA, SARL/EURL, les SCI dans certains cas). Pour connaître le détail de ces obligations, nous vous invitons à consulter le site officiel d’information administrative pour les entreprises.
Cette opération peut s’avérer encore plus complexe pour les sociétés soumises au dépôt de documents complémentaires aux comptes annuels (bilan actif et passif, compte de résultats et annexes).
Parmi ces documents à joindre au dépôt selon votre situation il y a :
- Le rapport de gestion
- La résolution d’affectation du résultat de l’exercice votée (inscrite au procès-verbal d’assemblée)
- Le rapport du conseil de surveillance
- Les comptes consolidés
- Le rapport sur la gestion du groupe
- Le rapport du conseil de surveillance
Quel que soit le type de société que vous dirigez ces obligations vous incombent directement en tant que chef d’entreprise. En cas de non-dépôt des comptes mais aussi dans le cas ou votre dépôt ne serait pas conforme vous vous exposez à des risques importants.
En cas de non-conformité ou d’erreur dans l’un des documents déposés, vous pourriez même être condamnable pour « faux et usage de faux ». Par exemple, si vous utilisez un modèle de procès-verbal d’assemblée générale spécifiant que tous les associés sont présents et que l’un d’entre eux était absent… Ce dernier pourrait se retourner contre l’entreprise pour faire annuler l’assemblée générale et l’obliger ainsi à redéposer ses comptes annuels !
Confidentialité de vos comptes
Il est possible de ne pas rendre publics les résultats de l’entreprise en déposant une déclaration de confidentialité. Toutes les sociétés ne sont pas éligibles à ce dispositif qui est soumis à certains critères (type d’entreprise, chiffre d’affaires, nombre de salariés…). Si vous y avez droit, cela peut être intéressant parfois de garder le secret sur votre situation financière qui ne traduit pas toujours la santé de votre entreprise. En cas de restructuration par exemple (fusion, acquisition de filiale…), votre chiffre d’affaires ne sera pas représentatif de votre activité et pourra créer un doute chez vos clients.
En tant qu’avocat, je conseille mes clients et les informe sur cette possibilité lors du dépôt des comptes annuels. Il peut s’avérer parfois judicieux d’utiliser cette solution. Il n’est d’ailleurs jamais trop tard. Si lors de vos précédents dépôts de comptes vous n’avez pas fait le nécessaire, vous pouvez agir rétroactivement.
Que prend en charge votre avocat si vous lui confiez le dépôt des comptes annuels de votre société ?
Les avantages à confier votre dépôt à un avocat :
Le dépôt des comptes annuels est un moment stratégique pour l’entreprise. Souvent confié au comptable, il gagne cependant à être soumis à une expertise juridique. Les sociétés n’ont pas le réflexe de faire appel à leur avocat. Pourtant les avantages sont nombreux :
- Connaissances juridiques approfondies : éviter les erreurs et les infractions potentielles.
- Protection des intérêts de l’entreprise : conseil sur les informations à diffuser ou non, médiation entre les associés…
- Conseils stratégiques : maximiser les avantages fiscaux et minimiser les obligations légales de l’entreprise.
- Expertise en matière de litiges : médiation entre les associés, défense des intérêts de l’entreprise…
- Sécurité, gain de temps et de sérénité : en cas de contrôle, notre responsabilité est engagée. En mandatant un avocat vous vous assurez ainsi un suivi. C’est lui qui répondra par exemple aux demandes de l’administration…
Ce qui est inclus :
Ainsi, j’accompagne mes clients en tant qu’avocat conseil des entrepreneurs lors de leur dépôt des comptes. Le cabinet LRF Avocats conseil propose un forfait à 500 euros HT qui comprend outre le conseil :
- La rédaction du rapport de gestion (document qui n’est pas systématiquement obligatoire mais qui permet d’avoir un regard sur la bonne santé des comptes de l’entreprise. Il permet de comparer l’exercice aux résultats précédents et de prendre ainsi les bonnes décisions).
- Si nécessaire : la rédaction du rapport spécial sur les conventions réglementées. Présenté lors de l’AGOA, il vise à informer les associés de l’existence de contrats conclus à des conditions inhabituelles ou relatifs à des opérations non courantes entre la société et l’un de ses dirigeants ou associés. Par exemple, l’ouverture d’un compte courant d’associés, la prise en charge des cotisations sociales du dirigeant par la société, la location de locaux détenus par le dirigeant, des remises importantes…
- La rédaction du procès-verbal d’assemblée générale d’approbation des comptes et d’affectation du résultat de l’exercice.
- La rédaction du texte des résolutions soumises au vote.
- Le dépôt auprès du greffe et les frais de traitement (environ 45 Euros pour le dépôt des comptes annuels).
- En cas de retard dans l’établissement du bilan ou de la tenue de l’AGOA : requête auprès du président du tribunal de commerce pour demander une prorogation de 6 mois du délai de dépôt des comptes.
- Engagement de responsabilité et intervention en cas de contrôle en tant que mandataire.
C’est souvent l’occasion de faire le point sur les statuts de l’entreprise, et les besoins du dirigeant et/ou des associés.
Que faire en cas de litige entre associés et impossibilité de tenue d’une assemblée ?
En cas de litiges entre associés et difficulté pour réunir les associés en assemblée, nous pouvons vous représenter si les statuts l’autorisent. Nous vous proposons de prendre en charge également l’organisation de l’assemblée et la médiation interne :
- Convocation nominative de chaque associé par lettre recommandée reprenant l’ordre du jour de l’AGOA.
- Organisation et tenue de l’AGOA au siège social de l’entreprise ou au cabinet.
- Rédaction du bon pour pouvoir et tenue d’une feuille de présence.
- Représentation d’un associé en tant que mandataire
En conclusion
Faire appel à un avocat pour réaliser le dépôt des comptes annuels d’entreprise peut offrir de nombreux avantages pour garantir la conformité juridique, protéger les intérêts de l’entreprise et fournir des conseils stratégiques avisés.
En cas de litiges entre associés ou de difficultés à tenir les délais de dépôt des comptes annuels, se faire accompagner par un avocat vous assure sécurité et sérénité. En effet, il est alors d’autant plus important de s’assurer que les comptes annuels sont préparés correctement et de respecter les obligations liées au dépôt des comptes annuels pour minimiser les risques pour l’entreprise et ses dirigeants.
Laetitia RETY-FERNANDEZ
Avocat Conseil en Droit des Affaires, Associé Fondateur – LRF Avocats Conseil
